Правила работы в системе электронного документооборота Aspksdocs — Академия сертификации и повышения квалификации специалистов

Правила работы в системе электронного документооборота Aspksdocs

1.     Общие положения

  • Правила работы в системе электронного документооборота Aspksdocs (далее – Правила) определяют:
    • принципы работы и задачи системы электронного документооборота Aspksdocs;
    • условия использования электронной подписи и правовые условия признания электронной подписи равнозначной собственноручной в системе электронного документооборота Aspksdocs.
  • Пользователь обязан полностью ознакомиться с Правилами до окончания процедуры регистрации в системе электронного документооборота Aspksdocs. Регистрация пользователя в системе электронного документооборота Aspksdocs на сайте https://aspks.ru/lms-login путем нажатия кнопки «Регистрация» означает полное и безоговорочное принятие пользователем настоящих Правил.
  • Если пользователь зарегистрировался от имени уполномочившей его на регистрацию компании в качестве Слушателя, это означает, что компания принимает и обязуется соблюдать Правила. Ответственность за ознакомление сотрудников с настоящими Правилами лежит на Абоненте.
  • Для возможности использования простой электронной подписи пользователь обязан:
    • Ознакомиться с настоящими Правилами и принять их способом, указанным в пункте 1.2 Правил.
    • Полностью и безоговорочно принять условия соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающего случаи признания электронных документов, подписанных ПЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
  • Принимая настоящие Правила и условия соглашения пользователь подтверждает достоверность данных, указанных им в Профиле учетной записи Слушателя системы электронного документооборота Aspksdocs. Слушатель системы электронного документооборота Aspksdocs обязуется своевременно актуализировать свои данные и данные о пользователях при необходимости. Ответственность за несоответствие данных действительности несет Слушатель.

2.     Термины и определения

  • Система электронного документооборота Aspksdocs (далее – Aspksdocs) – корпоративная информационная система, представляющая собой совокупность программного, аппаратного и информационного обеспечения, созданного с целью обмена электронными документами, и действующая по правилам, установленным Владельцем.
  • Абоненты Aspksdocs – государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица и индивидуальные предприниматели и приравненные к ним другие категории хозяйствующих субъектов, а также физические лица, принявшие Правила.
  • Владелец Aspksdocs – организация, которая определяет правила работы Aspksdocs и осуществляет управление Aspksdocs. Владельцем Aspksdocs является Автономная некоммерческая организация дополнительного профессионального образования «Академия сертификации и повышения квалификации специалистов»,
    ИНН 7839065315, ОГРН 1167800052441.
  • Электронная подпись (далее — ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Основные понятия, принципы работы и отношения в области использования электронных подписей установлены Федеральным законом от 06.04.2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи».
  • Простая электронная подпись (далее – ПЭП) – электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
  • Ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи.
  • Электронный документ (далее — ЭД) – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
  • Электронный документ, подписанный простой ЭП – документ, электронная подпись которого формируется в Aspksdocs посредством использования ключа простой ЭП в соответствии с Правилами работы с простой ЭП в Aspksdocs, а также содержащий информацию о подписанте, определенную Правилами работы с простой ЭП в Aspksdocs.
  • Абонент-получатель – абонент Aspksdocs, которому адресован электронный документ.
  • Абонент-инициатор – абонент Aspksdocs, инициирующий процедуру аннулирования электронного документа.
  • Уведомление о принятии документа (далее – УОП) – электронная подпись Получателя в формате CMS, фиксирующая факт принятия (согласия с условиями) полученного электронного документа (определение согласно Технологии роуминга).
  • Идентификатор (далее — ID) – уникальное значение, присвоенное объекту (документу, подписи, абоненту) при его создании в сервисе Aspksdocs и защищенное от изменения пользователями Aspksdocs.
  • Информационная квитанция – представляет собой структурированный документ в формате PDF, состоящий из набора полей и описывающий состояние и статус документа в сервисе Aspksdocs. Информационная квитанция о документе формируется при экспорте файлов цепочки документооборота.
  • Учетная запись – хранимая в системе электронного документооборота Aspksdocs совокупность данных о пользователе, необходимая для его опознавания (аутентификации) и предоставления доступа к его личным данным и настройкам.
  • Логин – имя (идентификатор) учётной записи пользователя в компьютерной системе. Является уникальным в рамках Aspksdocs.
  • Пароль – уникальная последовательность символов, созданная пользователем при регистрации.
  • Профиль учетной записи – пункт раздела «Настройка» веб-клиента Aspksdocs, содержащий информацию об Абоненте Aspksdocs, использующем веб-клиент и настройки его работы.
  • Пользователь – сотрудник или иное уполномоченное действовать от имени Абонента Aspksdocs лицо, отраженное в пункте «Пользователи» раздела «Настройки» веб-клиента Aspksdocs.
  • Идентификация – процесс подтверждения личности лица-пользователя простой ЭП в Aspksdocs.

3.     Электронный документооборот

  • Aspksdocs обеспечивает обмен электронными документами, в том числе юридически значимыми электронными документами между Абонентами Aspksdocs.
  • При обмене электронными документами в Aspksdocs соблюдается действующее законодательство Российской Федерации в области документооборота, электронной подписи, архивного хранения и других связанных областях.
  • Aspksdocs позволяет обмениваться любыми типами формализованных и неформализованных электронных документов с обеспечением их юридической значимости согласно действующему законодательству.

4.     Простая электронная подпись

  • Для любых действий в Aspksdocs используется простая электронная подпись. Условия признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, соответствуют статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи». Соглашение о признании документов, подписанных простой электронной подписью равнозначными документам, подписанным собственноручно, соответствует статье 9 Федерального закона от 06.04.2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи».
  • Ключом простой электронной подписи в Aspksdocs является сочетание 2 элементов:
    • логина, уникальность которого обеспечена в рамках Aspksdocs;
    • и пароля, который формируется абонентом при регистрации в Aspksdocs.
  • ПЭП документа в Aspksdocs хранится отдельно от электронного документа в виде xml-файла, содержащего в том числе следующие реквизиты:
РеквизитКомментарий
Наименование организацииКраткое наименование организации, только для юридических лиц и индивидуальных

предпринимателей

ИННИНН организации
КППТолько для юридических лиц
ОГРН (ОГРНИП) организацииТолько для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
Сведения о государственной регистрации ИПТолько для индивидуальных предпринимателей
АдресЮридический адрес для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, адрес регистрации для физического лица
ДолжностьТолько для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
Фамилия, имя, отчество (при наличии) подписанта
СНИЛС

 

  • Файл простой ЭП однозначно связан с подписанным простой ЭП электронным документом, хранящимся в Aspksdocs.
  • Принимая настоящие Правила, Абонент Aspksdocs подтверждает, что уведомлен о возможности получения электронных документов, подписанных ПЭП.
  • Для обеспечения юридической значимости подписанных простой ЭП электронных документов Абонент обязуется принять условия о соглашении между участниками электронного взаимодействия, устанавливающего случаи признания электронных документов, подписанных ПЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
  • Для подписания ЭД простой ЭП Пользователь обязан отразить информацию, указывающую на лицо, от имени которого был создан электронный документ, в самом документе. Электронный документ должно подписывать лицо, указанное в нем в качестве подписанта.
  • Пользователь обязан формировать простую ЭП, используя ключ простой ЭП, полученный в соответствии с настоящими Правилами. Для формирования простой ЭП в веб-клиенте Aspksdocs Пользователь:
    • Вводит логин и пароль для входа в Aspksdocs.
    • Нажимает «Подписать и отправить» для подписания и отправки электронного документа.
  • Простая электронная подпись считается сформированной Пользователем, когда выполняются следующие условия:
    • Существует объект простой ЭП.
    • На момент создания простой ЭП реквизиты простой ЭП Пользователя совпадают со сведениями, указанными Пользователем в Профиле.

5.     Правила работы

  • Регистрируясь в Aspksdocs, Абонент обязуется предоставить достоверную и полную информацию о себе по вопросам, предлагаемым в форме регистрации, и поддерживать эту информацию в актуальном состоянии.
  • Если Абонент предоставил неверную информацию и у Владельца Aspksdocs есть основания полагать, что предоставленная Абонентом информация неполна или недостоверна, Владелец Aspksdocs имеет право по своему усмотрению заблокировать либо удалить учетную запись Абонента и отказать Абоненту в использовании Aspksdocs.
  • Для обмена документами в электронной форме, Абоненты обязуются осуществить вход с помощью логина и пароля в веб-клиенте Aspksdocs, расположенном по адресу https://aspks.ru/lms-login.
  • Aspksdocs направляет полученные в рамках системы файлы электронных документов на соответствие установленному формату, в соответствии с типом документа, уполномоченным лицам Владельца системы
  • В электронных документах при их создании указывается локальное время, установленное в системе пользователя.

6.     Конфиденциальность

  • Статус конфиденциальной информации распространяется на информацию и данные, связанные с коммерческой деятельностью, которыми обмениваются Абоненты Aspksdocs и Владелец Aspksdocs в соответствии с настоящими Правилами и доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
  • Абоненты и Владелец Aspksdocs гарантируют неразглашение и непередачу третьим лицам конфиденциальной информации, кроме лиц, у которых есть обоснованное и предусмотренное законодательством право доступа к данной конфиденциальной информации. За нарушение обязательства о конфиденциальной информации Абоненты и Владелец Aspksdocs несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
  • Обязательства по защите конфиденциальности информации не распространяются на информацию, которая общедоступна; стала общедоступна без нарушений получающей стороны; правомерно находилась в распоряжении получающей стороны без обязательств по неразглашению конфиденциальной информации; согласно имеющимся доказательствам правомерно получена от третьей стороны без обязательства о неразглашении конфиденциальной информации; одобрена для обнародования с письменного согласия раскрывающей стороны; подлежит обязательному оглашению, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

7.     Разрешение разногласий

  • Все споры и разногласия, которые могут возникнуть в связи с применением, нарушением, толкованием настоящих Правил, Владелец и Абоненты Aspksdocs будут стремиться разрешить, используя механизмы согласительного урегулирования споров и разногласий.
  • Если по итогам проведения согласительной процедуры конфликтная ситуация остается полностью или частично неурегулированной, стороны вправе разрешать неурегулированный спор и разногласия в Арбитражном суде в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  • Если по тем или иным причинам одно или несколько положений настоящих Правил будут признаны недействительными или не имеющими юридической силы, это не оказывает влияния на действительность или применимость остальных положений Правил.

8.     Порядок внесения изменений в Правила

  • Текст настоящих Правил публикуется на сайте АСПКС (https://aspks.ru/) по адресу http://www.aspks.ru/terms_Aspksdocs.pdf.
  • Владелец Aspksdocs имеет право в одностороннем порядке вносить изменения и дополнения в настоящие Правила. В общем случае изменения и дополнения к настоящим Правилам вступают в силу с момента их опубликования по адресу https://aspks.ru/.
  • Изменения и дополнения, вносимые в Правила в связи с изменением законодательного и нормативного регулирования, вступают в силу одновременно с вступлением в силу изменений в указанных актах.
  • С целью обеспечения гарантированного ознакомления участников системы с изменениями и дополнениями, внесенными в Правила, участник системы обязан не реже одного раза в календарную неделю обращаться к тексту Правил по адресу и при наличии новой версии Правил – ознакомиться с ней. Дата последней версии содержится в начале Правил, даты предыдущих версий – в конце Правил.